Keď sa stratíme v mori dokumentov

Úvod série blogov o Information Lifecycle Management

Logo partnera

Začnem generickým tvrdením: každá, už aj malá firma zápasí s množstvom dokumentov. Faktúry, zmluvy, potvrdenia z úradov, ponuky, podklady, všetky tie prílohy v mailoch. Nechcel som si to pripustiť, ale týka sa to aj našej firmy.

V určitom období sme vkladali nádeje do trendu elektronizácie a digitalizácie. Vyhlásili sme smrť papieru, a to v mnohých ohľadoch celkom oprávnene. Sčasti za tým boli motívy ochrany životného prostredia, viac ale rezonovala praktickosť obehu a nakladania s elektronickými dokumentmi. Dajú sa predsa rýchlo ukladať do malého priestoru. Koľko strán dokumentov sa vojde na jedno USB? Dajú sa rýchlo zdieľať. Mail takej stovke ľudí zaberie zlomok času oproti poslaniu sto obálok s listom, o ceste na poštu ani nehovorím. Úžasné je, že sa dajú meniť, rozumej editovať, a nemusíme pritom prepisovať papier. Ozaj, kto si pamätá tie biele korekčné pásky alebo „bielítka“? 

A tak sme sa všetci vrhli do sveta .docx a .pdf. Som presvedčený, že trend bol správny a nezvratný. No na jednu vec sme neboli pripravení. Mysleli sme si, že zmena fyzickej podoby na elektronickú zároveň vyrieši aj naše boľačky s tradičným zakladaním papierov do šanónov, ich následným vyhľadávaním, skartovaním a pod. No nestalo sa.

Napriek snahám elektronické dokumenty systematicky ukladať, vždy skončíme s množstvom adresárov, ktoré majú rôzne názvy a ešte rôznejší obsah. Po určitej dobe sa orientácia v nich stáva neprehľadnou, a tak sa spoliehame na vyhľadávanie nad celým obsahom nášho "céčka". Ale nie vždy to vyjde. Dôvodov je niekoľko, ale hlavný z nich je, že nemáme vytvorený jasný a jednoznačný systém práce s dokumentmi. A ak by sme ho aj mali, povedzme si úprimne, asi by sme ho všetci nedodržiavali.

O čo sa teda v dobe elektronických dokumentov vlastné hrá? Kedy budeme môcť povedať, že potenciál takýchto dokumentov oproti papieru sa naplno prejavil? Podľa toho ako to vnímame v našej firme, kľúčovým je uvedomiť si, že dokumenty (akékoľvek) majú svoj životný cyklus. A to, čo dnešný „konzument“ chce, je s minimálnym úsilím dokument „niekam“ uložiť a potom s minimálnym úsilím informácie z neho nájsť a použiť vtedy, keď to potrebuje. A to je kedykoľvek, kdekoľvek sa tento „konzument“ nachádza.

A na to, ako ste už iste pochopili, nestačí stiahnuť prílohu z mailu a uložiť si ju „niekam na céčko“, ako som s obľubou robieval niekedy aj ja. Je potrebné vybudovať vo firme už spomínaný systém riadenia životného cyklu dokumentov, resp. informácií v nich. Pripravujeme pre vás sériu blogov o tom, ako nahliadame na tzv. Information Lifecycle Management u nás v MindIT, s.r.o. 

Budeme radi, ak sa nám ozvete aj vy, najlepšie nápady sa rodia v diskusii...



Tomáš Barcaj

© 2020 MindIT s.r.o. | Created by AdVision | Design by Dataconcept